Samenwerken met een agency: briefen, visualiseren en profiteren

Samenwerken met een digital agency vereist vertrouwen en duidelijke afspraken. Tegenover de hogere kostprijs staat een flinke bak ervaring, een gestroomlijnd proces en hoge commitment. Zoals met elke samenwerking, ook met een agency, staat of valt ook deze met een goede briefing. Maar wat moet er allemaal in een briefing staan?

Goede briefing & taakverdeling

Er is al veel content geschreven over een het schrijven van een goede briefing. Zoals Harald Dunnink van Momkai en de correspondent in zijn artikel “A brief guide to writing a brief” over dit onderwerp zegt: “Doe eens je huiswerk.”. Zet het antwoord op een stel vragen op papier, zoals:

Wat is je business model?
Wie is je doelgroep?
Wat kunnen ze van je verwachten?
Wie is er betrokken bij het project?

Het lijkt voor de hand liggend, alleen is het enorm belangrijk voor een extern team inzicht te krijgen in wat je doet, hoe je dat doet en waarom. Op basis van deze antwoorden kan een team beslissen welke verantwoordelijkheid ze moeten nemen. Is er alleen hulp nodig bij het uitvogelen van hoe het product werkt? Moet er ook een prototype gebouwd worden en is een blik van een UX-designer de wens? Of wordt de review door een externe team gedaan of is hier een ander team voor nodig? Door de bovenstaande punten inzichtelijk te krijgen kan er een duidelijke taakverdeling plaatsvinden en gaan de gemaakte inschattingen ook echt over het werk dat verwacht wordt.

Visualisatie en prototype

Naast algemene domeinkennis is het noodzakelijk om inzicht te krijgen in wat de verwachtingen zijn van de gebruikerservaring en de technologische mogelijkheden. Dit zijn onderdelen die we bij Lifely bekijken tijdens het ‘solution design’. Zo’n proces zorgt voor afstemming van beide partijen en kan voor veel inspiratie zorgen. Denk bijvoorbeeld aan verbeteringen in je interne proces, missende capabilities in je eigen team aan het licht brengen en zorgen dat de uitdaging goed in kaart gebracht wordt. Dankzij visualisaties en uitgewerkte prototypes zijn de afspraken veel duidelijker voor alle stakeholders en kloppen de verwachtingen met de originele briefing.

Het delen van je codebase

Om samen te werken met een digital agency is het delen van je codebase onvermijdelijk, dit mag dan ook niet worden vergeten op de briefing. Wel kan het een gevoelige topic zijn als de codebase gevoelige onderdelen betreft. Zorg ervoor dat je gebruik maakt van een gelaagd security model en een scheiding aanbrengt op basis van gevoeligheid. Reserveer je strengste beveiliging voor de toegang tot gevoelige back-end code en maak de toegang tot minder gevoelige front-end code veilig maar toegankelijk. Hierdoor kan je externe medewerkers gemakkelijk en veilig van buitenaf laten meewerken. Deze flexibiliteit komt je productiesnelheid ten goede.

Projectmanagement

Elk bedrijf en team heeft zijn processen zo ingericht dat het fijn voor ze werkt. Dit houdt ook in dat processen vaak niet overeen komen. Door aan bovenstaande punten te werken ontstaat er een sterke basis waarop resultaat van externe developers en designers geoptimaliseerd kunnen worden. Zo kan er efficiënt gesprint worden en maak je duidelijke afspraken over deadlines en opleveringen. Dit is alleen mogelijk wanneer en projectmanagement wordt toegepast om de verwachtingen te blijven afstemmen met elkaar. Het hoeft bijvoorbeeld niet persé een probleem te zijn als een API niet op tijd klaar is, maar je kan met goed projectmanagement wel direct kortsluiten wat de gevolgen zijn, en de mogelijke oplossingen afstemmen. Zo blijf je zelf op de hoogte en vindt je de meest zuinige methode om om te gaan met je development budget.

Ga bij een start van een samenwerking de bovenstaande punten eens na. Zorg voor duidelijke afspraken, visuals, een uitgeschreven proces waar beide partijen akkoord op kunnen geven. Zo voorkom je teleurstellingen en hoge kosten. Ben je op zoek naar een digital agency of ben je benieuwd of je de juiste briefing hebt opgesteld? Neem contact met ons op en we kijken graag met je mee.